Ferramenta para o crescimento

Em 2020, é impensável fazer qualquer negócio evoluir sem um sistema de gestão eficiente e que centralize os dados necessários para o desenvolvimento de estratégias assertivas

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Ferramenta para o crescimento

Em 2020, é impensável fazer qualquer negócio evoluir sem um sistema de gestão eficiente e que centralize os dados necessários para o desenvolvimento de estratégias assertivas

Cadernos empilhados, blocos de notas, planilhas, anotações, listas… você ainda utiliza algum desses recursos para fazer o controle do seu negócio? Consultores e empreendedores que já trilharam o caminho do sucesso são avessos a essa gestão que consideram do “século passado” e garantem: a única forma de se obter resultados significativos, aumentar a produtividade, reduzir custos e desenvolver estratégias assertivas para o crescimento sustentável é por meio da adoção de um sistema de gestão.
Uma das soluções mais usuais atualmente no mercado é o ERP (sigla, em inglês, para Enterprise Resource Planning, que significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Trata-se de um software corporativo capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos de diferentes áreas como: vendas, finanças, contabilidade, fiscal, estoque, compras, produção e logística.

Crescimento 35% mais rápido com sistemas de gestão empresarial
* Segundo pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, empresas que utilizam sistemas de gestão empresarial têm crescimento 35% mais rápido e produtividade 10% maior do que as que não possuem acesso a soluções similares.
* O estudo da consultoria apontou, ainda, que companhias com alta performance na área de business intelligence são 2,2% mais rentáveis, têm quatro vezes mais probabilidade de otimizar seus níveis de estoque e apresentam melhora consistente na qualidade de entrega para seus clientes em 9%.
* O levantamento também mostra que companhias com ERP têm quatro vezes mais probabilidade de processar encomendas à distância. Já o acesso móvel aos dados aumenta as vendas de novos produtos em 5% e para novos clientes em 3%.

Moldado conforme às necessidades da franqueadora ou do franqueado, o sistema tem ajudado principalmente as redes de franquias a diminuir a inadimplência, dar agilidade na tomada de decisões, aprimorar a comunicação, trazer mais profissionalismo à gestão e até a melhorar a qualidade de leads interessados em abrir um negócio do tipo.
“Hoje em dia é quase impensável começar um processo de expansão sem que esteja previsto que as unidades tenham um sistema de gestão integrado. Controles manuais em planilhas avulsas são difíceis de serem gerenciados e são passíveis de erro e de falta de controle do negócio. É uma perda de tempo e de dinheiro ficar sem o apoio da tecnologia para esses processos gerenciais”, comenta o diretor de soluções do Grupo Bittencourt Huberto Damas.
Na avaliação do especialista, a centralização de informações importantes para a gestão da franquia também dá sustentação e mais segurança para a franqueadora de que a unidade está com seus processos formalizados, além de permitir o suporte mais direcionado com base na análise de suas informações.

A aplicação nas franquias
A escola de idiomas fundada na Inglaterra The Kids Club investiu em ERP e viu sua inadimplência cair e a agilidade e assertividade na tomada de decisões aumentar. “Adotar um sistema de ERP ajudou também na venda de franquias, pois é visto com bons olhos pelos investidores. Também colhemos resultados na comunicação e manutenção da fidelidade de nossos clientes, além de auxiliar a franqueadora a administrar toda a rede de forma mais direta e simples, ajudando, assim, a gestão das unidades e a orientação aos franqueados”, explica Sylvia de Moraes Barros, CEO do The Kids Club.
Outra franquia de ensino de língua estrangeira, a Park Idiomas é uma das que desfruta dos benefícios do ERP. “A taxa de inadimplência baixou de 20% para 2,5% com a plataforma que utilizamos atualmente, da SAP. Vemos a solução como uma forma de proteger a relação entre franqueado e aluno, além de ter gerado mais eficiência nas vendas, no marketing, na pedagogia e, claro, no aspecto financeiro”, conta o CEO da Park Idiomas Paulo Arruda. Para o franqueado, diz o executivo, o sistema auxilia na disposição de tempo, pois, ao invés de focar nas tarefas administrativas, agora controladas pelo sistema ERP, ele pode se voltar à tarefas mais comerciais, como a captação de novos alunos, acompanhamento e avaliação dos estudantes, fluxo de caixa e equipe pedagógica.
Comemorando o aumento da produtividade obtida pela implementação do sistema ERP, a Minds School, outra franquia de educação de línguas estrangeiras, diz que seus 100 franqueados contam com autonomia para se aprofundar na ferramenta, gerida de forma remota por dois colaboradores da franqueadora. “Buscávamos uma plataforma que unificasse os processos em um único sistema e facilitasse a troca de informação com o franqueado, além de livrá-lo de tarefas administrativas mais complexas”, conta a CEO da Minds English School Leiza Oliveira.
Mas não são só escolas de idiomas que adotaram a gestão por meio de sistemas ERP. A franquia Bem Seguros e Créditos, de serviços financeiros e corretagem de seguros, se beneficia da ferramenta por conseguir centralizar as informações do negócio nas mãos do franqueado. Aliás, como há diversos perfis de empreendedores franqueados na rede, a Bem Safe adapta o sistema a cada um deles, além de verificar as necessidades específicas de forma individual.
“Nós contamos com um sistema linkado com nossos parceiros (franqueados) na modalidade WebService. Ou seja, on-line e em tempo real, transmitimos negócios direto dessa plataforma. Assim, conseguimos feedback on-line e ágil. Logo após a abertura da unidade, automaticamente o franqueado é inserido no sistema e recebe o login e senha para gestão e operação do seu negócio”, afirma o sócio-diretor da Bem Seguros e Crédito Aroldo Jorge. O diretor conta que, com a ajuda do sistema, alguns franqueados apresentaram aumentos na casa de 70% nas vendas e redução de 40% nas despesas só nos primeiros três meses de atuação.

Não vale qualquer ferramenta
O sistema ERP exige certos cuidados que devem ser cautelosamente analisados e trabalhados em conjunto por franqueadora e franqueado para que seu uso alcance os resultados pretendidos. Uma das orientações é escolher um ERP bem avaliado no mercado. Outra é qualificar o franqueado ou profissional que cuidará da ferramenta. Sem esses dois fatores, é possível que a rede invista em uma plataforma que não atenderá e que pode, inclusive, piorar os processos dentro do negócio.
“Se a escolha (do sistema) pender para o lado de ERP’s que não possuem profissionais qualificados, não usam boas práticas de mercado e sejam engessados, a possibilidade de desenvolvimentos personalizados para o mercado fica comprometida”, alerta Pedro Varela, sócio-diretor da WM10, empresa de soluções em tecnologia da informação.
Segundo ele, para capacitar um gestor à ferramenta de ERP são necessários um mínimo de três dias e no máximo 180 dias, a depender da necessidade de cada negócio e da especificidade do software a ser implementado. Ele conta, ainda, que os custos de instalação dos sistemas variam conforme o tamanho do empreendimento. Franquias e empresas pequenas, por exemplo, podem pagar cerca de R$ 1,8 mil para implementação, além de uma taxa mensal fixa que pode ficar entre R$ 50 a R$ 200, utilizados para manutenção da tecnologia embarcada.
“Cada caso deve ser analisado e convertido num valor de horas em treinamento, personalizações e maturação da implementação, para que assim os dois lados sintam o custo benefício da operação”, diz.
De acordo com o site Convergência Digital, a TOTVS é a companhia líder desse mercado, com 35% de market share. Outro estudo, dessa vez encomendado canal Capterra em 2019, mostrou que 44% das Pequenas e Médias Empresas brasileiras (PMEs) utilizam sistema de gestão empresarial para o controle financeiro do negócio. Uma parcela menor de 33% insiste nas planilhas e 15%, em ­softwares da própria empresa. A minoria, 7%, usa os tradicionais papel e caneta.